MISTER INFORMASI AKAN SHARE MATERI PEKERJAAN KANTOR MATA PELAJARAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
PEKERJAAN KANTOR
Pengertian
Kantor
Secara etimologis kantor berasal dari Belanda:
“kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan,
jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” memiliki makna
yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja.
Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu
kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis.
Kantor dalam arti dinamis merupakan proses
penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan
penyampaian/ pendistribusian data/informasi. Atau dapat dikatakan kantor dalam
arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam
arti sempit.
Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti
Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan,
perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi.
Pengertian Kantor menurut para Ahli
Menurut Moekijat(1997:3), kantor adalah setiap
tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha,
dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan
Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit
organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna
membantu pimpinan.
Kallaus dan Keeling, office is a function where
interdependent system of technology, procedures, and people are at work to
manage one of the firm’s most vital resources-information
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah
balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut
tempat bekerja.
Dari definisi-definisi diatas dapatlah ditarik
kesimpulan bahwa kantor dalam arti dinamis adalah tempat diselenggarakannya
kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan system antara orang,
teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima,
mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya. Didalam kantor selalu
diisi dengan Aktifitas Kantor. maka saya sarankan membaca artikel sebelumnya
tentang Aktifitas Kantor
Fungsi
Pekerjaan Kantor
Fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi, antara
lain :
1.
Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi.
2.
Menyediakan informasi/ keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat
keputusan.
Jenis-jenis Pekerjaan Kantor dapat dibagi dalam
kelompok sebagai berikut:
A.Mengumpulkan / meghimpun ,
yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya
segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi
siap dipergunakan bila mana diperlukan.
B.Mencatat,
yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam
peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan
yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.
C.Mengolah,
yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan
dengan maksud menyajikan dalam bentuk
yang lebih berguna.
D.Menggandakan,
yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan
alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.
E.Menyimpan,
yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan
berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis danaman.
F.Pengelompokan Pekerjaan Kantor di atas,
merupakan tugas-tugas rutin dan bekesinambungan
serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain
berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal,grafik,
dan chard.
Pekerjaan Tulis-menulis.
Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata
kerja,prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan disusun
sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bilamana diperlukan. Salah
satu produk kantor tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun
bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat)
dan reliable (nyata).Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta,besar
maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirirm surat yang jumlahnya
tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya
memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit
ruang lingkup usahanya. Namun semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar,
agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan kepercayaan dari pihak luar /
masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi
secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi / hubungan
lebih luas.Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis-menulis
adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat
tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat
dibaca, dikirim dan disimpan.
(http://onlyinrizky.wordpress.com/2012/08/28/jenis-jenis-pekerjaan-kantor/)
Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor
Di masyarakat luas pekerjaan kantor biasanya juga
disebut sebagai tatausaha. Tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian
aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi, tatausaha
menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang
berwujud 6 pola perbuatan:
1. Menghimpun : Merupakan kegiatan-kegiatan mencari
dan mengusahakan tersediannya segala keterangan yang tadinya belum ada atau
berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana diperlukan.
2. Mencatat : Merupakan kegiatan membubuhkan dengan
berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berupa
tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3. Mengolah : Merupakan macam-macam kegiatan dengan
mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang
lebih berguna.
4. Menggandakan : Merupakan kegiatan memperbanyak
dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim : Merupakan kegiatan menyampaikan dengan
berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lainnya
6. Menyimpan : Merupakan kegiatan menaruh dengan
berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson,
pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan
mengirimkannya dengan kapal.
2. Membuat rekening
3. Surat-menyurat, mendikte, mengetik
4. Menyimpan warkat
5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan
yang belum terselesaikan.
6. Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat pos
7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan
alamat
8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima
tamu, pekerjaan pesuruh
9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk
menyederhanakan sistem, menghapus pekerjaan yang tidak perlu.
10. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang
diinginkan.
(Gie, The Liang, 2007: Hal 14-16)
( Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran
Modern Edisi Keempat – Dengan Tamabahan. Yogyakarta: Liberty)
Macam-macam Pekerjaan Kantor
Pada dasarnya macam-macam ada dua macam pekerjaan
kantor, yaitu :
Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan
kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis-menulis.
Misalnya :
1) Pengurusan atau penanganan surat masuk dan surat
keluar
2) Penyimpanan surat (kearsipan)
3) Pengetikan
4) Pengurusan kepegawaian
5) Penguruan keuangan
6) Pengurusan perlengkapan
7) Penggandaan
(http://karina-pendidikan.blogspot.com/2011/09/identifikasi-pekerjaan-kantor.html)
Jenis-jenis
Pekerjaan Kantor
Jenis-jenis pekerjaan kantor, antara lain :
1.
Menghimpun
Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya
segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan
dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan.
Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi,
membuat kliping dll.
2.
Mencatat
Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data
yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim
dan disimpan.
Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat
kegiatan, dll.
3.
Mengolah
Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan
data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.
Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan
tertulis, membuat laporan keuangan.
4.
Menggandakan
Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan
berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll
5.
Mengirim
Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan
berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain.
Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat
6.
Menyimpan
Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai
cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/
informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan
7.
Melakuan Komunikasi
Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan
kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon
dari penerima pesan.
Contoh : corespondence, telepon, teleconference,
chatting
8.
Menghitung
Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan
dengan angka.
Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data
keuangan
. SURAT adalah media komunikasi tertulis yang berisi
perihal atau informasi yang disampaikan pihak lain untuk mendapat tanggapan
KEGUNAAAN
SURAT :
a. sebagai alat komunikasi tertulis
b. sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu
diperlukan
c. sebagai alat bukti tertulis yang sah
HASIL
PEKERJAAN KANTOR
LAPORAN adalah suatu bentuk penyampaian informasi
data atau berita baik secara lisan maupun tertuli FUNGSI LAPORAN :
a. sebagai bahan pertanggung jawaban
b. senagai alat menyampaikan informasi
c. debagai alat pengawasan
FORMULIR adalah lembaran kartu atau kertas dengan
ukuran tertentu didalamnya terdapat data atu informasi yang bersifat tetap
FUNGSI
FORULIR :
a. mencari suatu keterangan
b. menghimpun data yang sama
c. sebagai bukti fisik
TAGS :
COMMENTS