Dalam kesempatan ini Mister Informasi akan share Materi Komunikasi Kantor yg ada di pelajaran administrasi perkantoran / Adm P.
Materi dibawah ini berasal dari SUMBER LKS ADM PERKANTORAN.
 KOMUNIKASI KANTOR


HAKIKAT KOMUNIKASI

A.        Pengertian Komunikasi
Komunikasi berasal dari Bahasa Latin Communis yang berarti keadaan yang biasa, membagi. Dengan kata lain, komunikasi adalah suatu proses dalam upaya membangun saling pengertian. Dalam "Pengantar Ilmu Komunikasi, Dani Vardiansyah (2004:9)”,  Komunikasi adalah usaha penyampaian pesan antar manusia.
Secara umum komunikasi adalah setiap bentuk tingkah laku seseorang baik verbal maupun nonverbal yang ditanggapi oleh orang lain. Secara sempit komunikasi diartikan sebagai pesan yang dikirimkan seseorang kepada satu atau lebih penerima dengan maksud sadar untuk mempengaruhi tingkah laku si penerima. Dalam istilah lain, komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi di antara keduanya.(Sutikno,Sobry. pengelolaan pendidikan. 2010; 113)
Pengertian mengenai komunikasi menurut beberapa ahli, yaitu:
1.      Himstreet & Baty, Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
2.      Bovee Komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan.
3.      Theodorson & Thedorson, Komunikasi adalah penyebaran informasi, ide-ide sebagai sikap atau emosi dari seseorang kepada orang lain terutama melalui simbol-simbol.
4.      Edwin  Emery, Komunikasi adalah seni menyampaikan informasi, ide dan sikap seseorang kepada orang lain.
5.      Charles H. Cooley, Komuniksi berarti suatu mekanisme hubungan antar manusia dilakukan dengan mengartikan simbol secara lisan dan membacanya melalui ruang dan menyimpan dalam waktu.
6.      Sarah Trenholm dan Arthur Jesen (1996:4) mendefinisikan Komukasi adalah  suatu proses dimana lusumber mentranmisikan pesan kepada penerima melalui beragam saluran.
7.      Hoveland (1948:371) mendefinisikan demikian komunikasi adalah dimana individu mentranmisiakan stimulus untuk mengubah prilaku individu yang lain.[1]
Pada hakikatnya, komunikasi yaitu proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan. Dan proses komunikasi ini dikategorikan kedalam dua perspektif. Pertama definisi komunikasi yang menggunakan perspektip sosiologi yaitu:
1.      Colin Chery (1964) mendefinisikan sebagai “ Usaha untuk membuat suatu sosial dari individu dengan menggunakan bahasa atau tanda memliki bersama serangkain peraturan untuk berbagai kegiatan mencapai tujuan.
2.      Harnack dan Fest (1964) menganggap komunikasi sebagai “Proses interaksi diantara orang untuk tujuan integrasi interpersonal dan intrapersonal”.
3.      Edwin Neuman (1948) mendefinisikan komunikasi sebagai “ Proses untuk mengubah kelompok manusia menjadi kelompok yang berfungsi”.
Kedua dari perspektif filsafat yaitu filsafat sudah sejak lama menaruh perhatian pada komunikasi, sejak kelompok sophist yang menjual retorika pada orang-orang Yunani. Aristoteles sendiri menulis De arte retorika. Akan tetapi filsafat tidak melihat komunikasi sebagai alat untuk mempekokoh tujuan kolompok, seperti pandangan sosiologi. Filsafat meneliti komunikasi secara kritis dan diakletis.
Filsafat mempersoalkan apakah hakikat manusia komunikan, dan bagaimana ia menggunakan komunikasi untuk berhubungan dengan realitas lain di alam semesta ini; apakah kemampuan komunikasi ditentukan oleh sifat- sifat jiwa manusia atau oleh pengalaman; bagaimana proses komunikasi berlangsung sejak kognisi, afeksi, sampai prilaku ; apakah medium komunikasi merupakan faktor sentral dalam proses penilaina manusia; dan sebagain; bagaimana proses komunikasi berlangsung sejak kognis, afeksi, sampai prilaku ; apakah medium komunikasi merupakan faktor sentral dalam proses penilaina manusia; dan sebagainya.
Bila sosiologi melihat komunikasi dalam hubungan timbal balik antara manusia dan alam semesta. Kaum fenomenologi, misalnya, melihat pesan sebagai objek  kesadaran yang dinamis. Pesan ditelaah dengan menghubungkannya pada kondisi-kondisi empiris yang menjadi konteks pesan tersebut ( Laningan,1979).
Fisher menyebutkan empat ciri pendekatan psikologi pada komunikasi: penerimaan stimuli secara indrawi (sensory reception of stimuli), proses mengantarai stimulus dan respon (inteernal meditional stimuli), prediksi respons dan peneguhan respon. Komunikasi adalah peristiwa sosial peristiwa yang terjadi ketika manusia berinteraksi dengan manusia lain.[2]
Hakikat komunikasi adalah proses pernyataan antar manusia. Yang dinyatakan itu adalah pikiran atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan bahasa sebagai alat penyalurnya (Effendi, 2002, p.28). pikiran bisa merupakan gagasan informasi, opini, dan lain-lain yang muncul dari benaknya. Perasaan bisa merupakan keyakinan, kepastian, keragu-raguan, kekhawatiran, kemarahan, keberanian, kegairahan, dan sebagainya, yang muncul dari lubuk hati.

B.        Urgensi Komunikasi
Pentingya komunikasi disebabkan oleh beberapa faktor yaitu:
1.          Pertama, komunikasi itu dapat memenuhi kebutuhan kita sebagai manusia. Dengan berkomunikasi, kita individu dapat merasa bahagia, senang, sedih, tertawa, menangis, dan masih banyak kondisi yang dapat kita alami dengan berkomunikasi.
2.          Kedua, komunikasi itu rumit, dinamis, dan terikat oleh budaya. Perubahan memang selalu terjadi pada proses komunikasi , dan tiap budaya memiliki gaya bahasa masing-masing Misalnya di era globalisasi seperti ini, satu negara dengan negara lain pasti saling berhubungan, bahkan saling membutuhkan, apalagi dengan kondisi ekonomi dunia yang sedang lemah seperti sekarang ini. Dalam proses hubungan ini, dibutuhkan pengertian dan kepasifan bahasa antar negara tersebut. Karena jika hubungan terjalin tanpa adanya saling pengertian tata bahasa antar negara akan terjadi miss communication atau kesalahpahaman.
3.          Ketiga, komunikasi mengikuti perkembangan teknologi informatika.
C.        Ruang Lingkup Komunikasi
1.      Komponen komunikasi
Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik. Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi adalah:
         Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.
         Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.
         Saluran (channel) adalah media dimana pesan disampaikan kepada komunikan. dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.
         Penerima atau komunikate (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain
         Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.
         Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu akan dijalankan.
2.      Proses komunikasi
Proses berlangsungnya komunikasi bisa digambarkan sebagai berikut:
         Komunikator (sender) yang mempunyai maksud berkomunikasi dengan orang lain mengirimkan suatu pesan kepada orang yang dimaksud. Pesan yang disampaikan itu bisa berupa informasi dalam bentuk bahasa ataupun lewat simbol-simbol yang bisa dimengerti kedua pihak.
         Pesan (message) itu disampaikan atau dibawa melalui suatu media atau saluran baik secara langsung maupun tidak langsung. Contohnya berbicara langsung melalui telepon, surat, e-mail, atau media lainnya.
3.      Model-model komunikasi
Dari berbagai model komunikasi yang sudah ada, di sini akan dibahas tiga model paling utama, serta akan dibicarakan pendekatan yang mendasarinya dan bagaimana komunikasi dikonseptualisasikan dalam perkembangannya.
         Model Komunikasi Linear
Model komunikasi ini dikemukakan oleh Claude Shannon dan Warren Weaver pada tahun 1949 dalam buku The Mathematical of Communication. Mereka mendeskripsikan komunikasi sebagai proses linear karena tertarik pada teknologi radio dan telepon dan ingin mengembangkan suatu model yang dapat menjelaskan bagaimana informasi melewati berbagai saluran (channel). Hasilnya adalah konseptualisasi dari komunikasi linear (linear communication model). Pendekatan ini terdiri atas beberapa elemen kunci: sumber (source), pesan (message) dan penerima (receiver). Model linear berasumsi bahwa seseorang hanyalah pengirim atau penerima. Tentu saja hal ini merupakan pandangan yang sangat sempit terhadap partisipan-partisipan dalam proses komunikasi.
         Model Interaksional
Model interaksional dikembangkan oleh Wilbur Schramm pada tahun 1954 yang menekankan pada proses komunikasi dua arah di antara para komunikator. Dengan kata lain, komunikasi berlangsung dua arah: dari pengirim dan kepada penerima dan dari penerima kepada pengirim. Proses melingkar ini menunjukkan bahwa komunikasi selalu berlangsung. Para peserta komunikasi menurut model interaksional adalah orang-orang yang mengembangkan potensi manusiawinya melalui interaksi sosial, tepatnya melalui pengambilan peran orang lain. Patut dicatat bahwa model ini menempatkan sumber dan penerima mempunyai kedudukan yang sederajat. Satu elemen yang penting bagi model interkasional adalah umpan balik (feedback), atau tanggapan terhadap suatu pesan.
         Model transaksional
Model komunikasi transaksional dikembangkan oleh Barnlund pada tahun 1970. Model ini menggarisbawahi pengiriman dan penerimaan pesan yang berlangsung secara terus-menerus dalam sebuah episode komunikasi. Komunikasi bersifat transaksional adalah proses kooperatif: pengirim dan penerima sama-sama bertanggungjawab terhadap dampak dan efektivitas komunikasi yang terjadi. Model transaksional berasumsi bahwa saat kita terus-menerus mengirimkan dan menerima pesan, kita berurusan baik dengan elemen verbal dan nonverbal. Dengan kata lain, peserta komunikasi (komunikator) melalukan proses negosiasi makna.
4.      Faktor yang mempengaruhi komunikasi
Faktor yang mempengaruhi komunikasi diantaranya :
a.                 Latar belakang budaya
Interpretasi suatu pesan akan terbentuk dari pola pikir seseorang melalui kebiasaannya, sehingga semakin sama latar belakang budaya antara komunikator dengan komunikan maka komunikasi semakin efektif.
b.                Ikatan kelompok atau group
Nilai-nilai yang dianut oleh suatu kelompok sangat mempengaruhi cara mengamati pesan.
c.                 Harapan
Harapan mempengaruhi penerimaan pesan sehingga dapat menerima pesan sesuai dengan yang diharapkan.
d.                Pendidikan
Semakin tinggi pendidikan akan semakin kompleks sudut pandang dalam menyikapi isi pesan yang disampaikan.

e.                 Situasi
Perilaku manusia dipengaruhi oleh lingkungan atau situasi.
KOMUNIKASI KANTOR

Komunikasi merupakan fungsi yang terpenting dalam kegiatan kantor, dan pasti ada dalam setiap organisasi, bagaimanapun sederhananya organisasi tersebut.
Komunikasi adalah setiap proses penyampaian informasi dari satu orang kepada orang lain melalui pos, telepon, teleprinter, jasa kurir atau sarana lainnya. lstilah komunikasi haruslah ditafsirkan secara luas dan tidak ditanggapi sebagai hanya menyertakan hal-hal yang nyata seperti pembicaraan telepon atau surat menyurat, istilah ini juga mencakup pengiriman memorandum, laporan, instruksi, pesanan, gambar dan bahkan sampel.

A.    PENGRTIAN DAN PROSES KOMUNIKASI

Dalam pengertiannya yang umum komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dan seseorang kepada orang lain, sekaligus termasuk mengenai penyalinan cermat gagasan-gagasan dan seseorang ke dalam pikiran orang lain sehingga tercapai pengertian yang ditentukan dan menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan.

Di dalam proses komunikasi mengandung unsur-unsur utama, yaitu:
1.      Pengirim Berita
Yakni orang yang bermaksud sesuatu kepada orang lain. Caranya adalah dengan menggunakan tanda-tanda, dengan tanda-tanda tersebut diusahakan agar orang lain mengerti apa yang dimaksud. Tanda dapat berupa kata, tindakan, gambar atau angka.
2.      Sarana Komunikasi
Yakni saluran serta mekanismme yang dipergunakan untuk menyalurkan tanda-tanda.
3.      Penerima Berita
Yakni orang yang menerima tanda yang dikirimkan dan menerjemahkannya ke dalam sesuatu yang berarti bagi dirinya.
Di dalam organisasi kantor yang sudah kompeks tentu saja masih banyak unsur-unsur komunikasi yang dapat masuk dalam proses selain ketiga unsur di atas, misalnya alat pengirim warta, alat penerima warta, isyarat dan lain sebagainya.

Sedangkan cara dan alat yang dapat digunakan untuk mengadakan komunikasi dalam sesuatu organisasi adalah:
1.      Wawancara
2.      Rapat kerja, konperensi, atau pertemuan diantara segenap anggota organisasi.
3.      Pembicaraan telepon
4.      Buku petunjuk, buku pedoman, brosur, dan lain-lain terbitan yang dikeluarkan organisasi untuk pekerja
5.      Surat edaran
6.      Papan pengumuman
7.      Plakat
8.      Laporan tahunan kepada para anggota organisasi
9.      Surat yang dikirimkan langsung kepada pegawai,
10.  Film, slide dan alat-alat lain yang sejenis.

Macam-macam sistem komunikasi perkantoran menurut Denyer (1975) terdiri dari:
1.      Sisteni Komunikasi Tulisan (Written Communication)
Komunikasi ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas pengantar sendiri, telegram, dan warkat tertulis lainnya.
2.      Sistem Komunikasi Lisan (Oral Communication)
Sistem ini meliputi telepon untuk hubungan keluar maupun dalam kantor itu sendiri, radio, atau hanya corong biasa
3.      Sistem Mekanis (Mechhanicall Communication)
Sistem ini seperti teleks, televisi dan lain-lain.
4.      Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System)
Sistem komunikasi mi dipakai untuk mencari, menemukan dan memanggil seorang petugas dalam suatu bangunan yang luas. Sarananya bisa meliputi radio, pengeras suara, atau berupa lampu.
Jika sistem komunikasi dalam kantor berjalan dengan baik maka suatu kerja sama yang baik akan tercipta sehingga pencapaian tujuan organisasi dapat tenjamin. Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa syarat utama bagi organisasi yang sukses apabila terdapat orang-orang yang dapat mengadakan komunikasi satu sama lain.

B.     PRINSIP-PRINSIP DALAM KOMUNIKASI KANTOR

Seorang Kepala Kantor atau Manajer Administratif mempunyai tugas utama membina sistem komunikasi sebaik-baiknya, untuk keperluan ini haruslah memahami azas-azas atau prinsip-prinsip komunikasi dan menerapkannya dalam pelaksanaan tugasnya. Geoffrey Mills dan Oliver Standingford mengemukakan prinsip-prinsip komunikasi sebagai berlikut :
1.      Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain
2.      Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya pada sesuatu hal lain yang telah dimengerti. baik berbicara maupun menulis kita harus menyadari siapa yang kita tuju. Misalnya pengacara berbicara dengan orang awam dalam hal hukum maka jangan digunakan istilah-istilah hukum yang orang awam tidak tahu.
3.      Komunikator wajib membuat dirinya dimengerti
Pengirim warta tidak boleh menyalahkan pihak penerima warta apabila wartanya tidak dimengerti. Alasan tidak dimengertinya warta adalah karena pembicara atau penulis tidak memilih kata-kata yang tepat, atau belum memberi penjelasan yang memadai.
4.      Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta wajib untuk meminta penjelasan. Penerima warta tidak dapat semata-mata menyalahkan pengirim warta, mungkin ia memerlukan penjelasan tambahan.
Selain prinsip dasar di atas terdapat hal-hal yang harus dipertimbangkan untuk melakukan komunikasi yang balk, yaitu:
1.      Kejelasan
Bahasa yang digunakan harus jelas dan ringkas, pemakainya harus mengingat sasaran dan komunikasi. Sebaiknya digunakan kalimat yang pendek-pendek, sederhana dan mudah ditafsirkan.
2.      Perhatian
Perhatian harus diberikan oleh penerima komunikasi, kurangnya perhatian adalah suatu kelemahan dalam komunikasi.
3.      Integritas dan Ketulusan
Semakin banyak bawahan diberitahu mengenai organisasi dan masa depannya, semakin mereka menghargai integritas manajemen, semangat kerja akan terangkat.
4.      Pemilihan Media
Adalah penting untuk memilih media yang paling tepat misalnya:
a)  Bersemuka (rapat, konferensi, wawancara),
b)  Lisan (telepon, radio, sistem komunikasi yang timbal balik,
c)  Tertulis (surat, buku, surat edaran, buku pedoman dll).

Mayoritas Komunikasi di dalam kantor adalah bersifat rutin, dalam hal ini pimpinan harus mempertimbangkan dan menetapkan sarana komunikasi yang harus digunakan. Untuk memutuskan sarana apa yang paling tepat ada tujuh faktor utama yang harus dipertimbangkan:
1.      Kecepatan
Seberapa urgen komunikasi yang bersangkutan?
2.      Keakuratan
Apakah informasi akan diterima secara akurat?
3.      Keamanan
Apakah ada resiko kehilangan komunikasi dalam perjalanan
4.      Kerahasiaan
Apakah menjadi masalah apabila orang lain tahu?
5.      Rakaman/warkat
Apakah komunikasi perlu dalam bentuk tertulis atau cukup dengan lisan?
6.      Kesan
Apakah komunikasi juga diharapkan mendapatkan kesan baik dan pihak penenima?
7.      Biaya
Semua unsur biaya harus dipertimbangkan dalam pemilihan sesuatu sarana komunikasi

ETIKA KOMUNIKASI KANTOR 

ETIKA, ETIKET, DAN MORAL1.

Etika
Kata etika, sering disebut pula dengan istilah etik, atau ethics (bahasainggris), mengandung banyak pengertian. Dari segi etimologi (asal kata),istilah etika berasal dari kata latin ³ethicus´ dan dalam bahasa Yunani disebut³ethicos´ yang berarti kebiasaan. Dengan demikian menurut pengertian yangasli yang dikatakan baik itu apabila sesuai dengan kebiasaan masyarakatadalah suatu ilmu yang membicarakan masalah perbuataan atau tingkah lakumanusia, mana yang dapat dinilai baik dan tidak dapat dinilai baik.Etika juga disebut ilmu normatifk, maka dengan sendirinya berisiketentuan-ketentuan (norma-norma) dan nilai-nilai yang dapat digunakandalam kehidupan sehari-hari. Etika merupakan cabang filsafat, yangmempelajari pandangan-pandangan dan persoalan-persoalan yang berhubungan dengan masalah kesusilaan, dan kadang-kadang orang memakaiistilah filsafat etika, filsafat moral, atau filsafat susila. Dengan demikiandapat dikatakan, etika ialah penyelidikan filosofis mengenai kewajiban-kewajiban manusia, dan hal-hal yang baik dan buruk. Etika adalah penyelidikan filsafat bidang moral. Etika tidak membahas bagaimanamanusia itu seharusnya beringakah laku benar. Etika juga merupakan filsafat praktis manusia. Etika adalah cabang dari aksiologi, yaitu ilmu tentang nilai,yang menitikberatkan pada pencarian salah dan benar atau dalam pengertianlain tentang moral dan immoral.

semoga bermanfaat, jangan lupa follow @piLjarevolusi

TAGS :